Mitglieder & Rollen verwalten

Version 1.0 - 27.03.2026

Diese Anleitung zeigt dir, warum es Rollen in tennify gibt, wie du sie im Mitgliederregister vergibst und welche Rolle für welchen Einsatzzweck gedacht ist.

Warum gibt es Rollen?

In vielen Tennisvereinen sind Aufgaben klar verteilt: Vorstand, Platzwart, Trainer oder Mannschaftsleitung. In tennify bildet ihr das über Rollen ab.

Rollen bestimmen, was ein Mitglied im Verein sehen und machen darf. So bleibt der Vereinsalltag übersichtlich und sicher, weil jedes Mitglied genau die Funktionen erhält, die es braucht.

Wichtig dabei:

• Rollen gelten immer pro Verein.
• Ein Nutzer kann in mehreren Vereinen sein und dort jeweils unterschiedliche Rollen haben.

Beitrittsanfragen bestätigen

Wenn ein neues Mitglied euren Einladungscode eingibt und sich für den Verein anmeldet, erscheint die Anfrage auf der Startseite im Abschnitt Beitrittsanfragen. Dort kannst du sie annehmen oder ablehnen. Erst nach deiner Bestätigung erhält die Person Zugriff auf euren Verein.

Neue Registrierungen starten standardmäßig als aktives Mitglied. Falls ihr mit der Rolle Extern arbeitet, fragt tennify beim Annehmen „Als was annehmen?“ und du wählst Als Mitglied oder Als Extern.

Rollen zuweisen

Ausgangslage

Rollen können jederzeit im Mitgliederregister mit einem Tippen geändert werden - auch von Gast zu Mitglied oder zurück. Die Änderung gilt sofort, ohne dass das Mitglied sich neu anmelden muss.

• Wenn du einen Verein anlegst, bist du automatisch Admin dieses Vereins.
• Neue Mitglieder starten standardmäßig als aktives Mitglied.

Rolle eines Mitglieds ändern

Die Extern-Rolle muss zunächst in den Vereinseinstellungen aktiviert werden. Ist sie aktiv, kann ein Admin beim Bestätigen einer Beitrittsanfrage wählen, ob das Mitglied als normales Mitglied oder als externe Person aufgenommen wird. Danach lässt sich die Rolle auch später noch direkt im Mitgliederregister vergeben oder wieder entfernen. Externe haben optional ein jährliches Buchungslimit.

1. Öffne das Seitenmenü.
2. Wechsle in den Bereich Admin.
3. Öffne das Mitgliederregister.
4. Wähle das gewünschte Mitglied aus.
5. Tippe auf Rolle ändern.
6. Tippe auf die gewünschte Rolle, sie gilt sofort. Beim Befördern zum Admin musst du die AVV-Hinweise bestätigen. Der letzte Admin kann nicht herabgestuft werden.

Mitgliederkarte: Was Admins bearbeiten können

Auf den ersten Blick wirkt es oft so, als könne ein Admin in der Mitgliederkarte alle persönlichen Daten ändern. In tennify ist das bewusst nicht so.

Warum persönliche Daten geschützt sind

Ein Nutzer ist primär bei tennify registriert und kann in mehreren Vereinen Mitglied sein. Persönliche Daten wie Name, E-Mail, Telefonnummer oder Adresse gehören deshalb zum Nutzerprofil und nicht zu einem einzelnen Verein.

Wenn ein Admin diese Daten ändern könnte, würde das die Angaben des Mitglieds auch in anderen Vereinen verändern. Darum können persönliche Informationen nur vom Mitglied selbst gepflegt werden.

Was Admins in der Mitgliederkarte ändern können

• Anmerkung: clubspezifische Hinweise wie „Vorstand“, „Trainer“ oder interne Notizen
• Rolle: die Berechtigung des Mitglieds innerhalb eures Vereins

Kurz gesagt: Persönliche Daten = Nutzerprofil, Rolle und Anmerkungen = Verein.

Rechtematrix

Wenn du Rollen gezielt vergleichen willst, findest du im Mitgliederregister ein Tabellen-Symbol mit dem Tooltip Rechtematrix. Es öffnet den zentral gepflegten Guide auf tennify.de.

→ Rechtematrix verstehen

Rollen im Überblick

Aktives Mitglied

Aktive Mitglieder nutzen tennify im normalen Vereinsalltag. Je nach aktivierten Modulen steht ihnen der volle Funktionsumfang für reguläre Mitglieder zur Verfügung.

Typischerweise kann ein aktives Mitglied:

• Vereins-News lesen
• den Clubkalender nutzen
• Mannschaften und Begegnungen ansehen
• Arbeitsdienste sehen und darauf reagieren
• Plätze reservieren und eigene Buchungen verwalten

Passives Mitglied

Ein passives Mitglied bleibt vollständig in den Vereinsalltag eingebunden, nur eben ohne aktives Spielen.

Ein passives Mitglied kann:

• Vereins-News lesen
• den Clubkalender nutzen
• Mannschaften und Begegnungen ansehen
• Arbeitsdienste sehen, übernehmen und eigene Stunden nachhalten

Ein passives Mitglied kann keine Plätze reservieren.

Kurz gesagt: Ein passives Mitglied hat fast alle Rechte eines aktiven Mitglieds, nur ohne Buchungsfunktion.

Gast

Die Rolle Gast ist für Personen gedacht, die an einzelnen Spielen teilnehmen, ohne vollwertiges Vereinsmitglied zu sein.

Je nach Verein gibt es zwei Varianten:

1. Gast ohne tennify-Account: wird nur namentlich zu einer Buchung hinzugefügt.
2. Gast mit tennify-Account: kann Einladungen verwalten und ist für den Verein besser nachvollziehbar.

Im Mittelpunkt stehen für einen Gast die Inhalte rund um seine Einladungen:

• Einladungen ansehen
• Einladungen annehmen oder ablehnen
• die Spiele sehen, zu denen er eingeladen wurde

Gäste können nicht buchen und haben keinen Zugriff auf Arbeitsdienste, Statistiken und die Dokumentenbox. Vereinsnachrichten und Mannschaften sehen sie dagegen, und an Umfragen können sie teilnehmen.

Trainer

Ein Trainer hat alle Rechte eines aktiven Mitglieds und zusätzlich Funktionen für Trainings- und Turnierorganisation.

Zusätzlich kann ein Trainer:

• News schreiben, bearbeiten und löschen
• Serienbuchungen anlegen
• Plätze sperren

Bei Serienbuchungen und Platzsperrungen haben Trainer Vorrang vor normalen privaten Buchungen von aktiven Mitgliedern und Externen. Kollidierende Buchungen werden automatisch storniert.

Platzwart

Die Rolle Platzwart ist auf Betrieb und Pflege der Anlage ausgerichtet.

Zusätzlich kann ein Platzwart:

• Plätze sperren, etwa bei Schäden oder Pflegearbeiten
• Aufgaben im Arbeitsmodul erstellen, bearbeiten und löschen
• Arbeitszeit für andere Mitglieder eintragen
• News schreiben, bearbeiten und löschen, zum Beispiel zu Platzsperrungen

Im Unterschied zur Trainerrolle kann ein Platzwart keine Serienbuchungen anlegen.

Admin

Ein Admin hat die volle Kontrolle über tennify im Verein. Dazu gehören alle Funktionen der anderen Rollen plus die zentrale Vereinsverwaltung.

Admins können unter anderem:

• den Verein konfigurieren
• die Mitgliederverwaltung pflegen
• Beitrittsanfragen annehmen oder ablehnen
• Rollen vergeben und ändern
• Ausrüstung, Einstellungen und weitere Vereinsbereiche verwalten

Ein Verein kann mehrere Admins haben. Das ist oft sinnvoll, damit die Verantwortung nicht an einer einzelnen Person hängt.

Extern

Mit der Sonderrolle Extern kann euer Verein Plätze auch für Nichtmitglieder freischalten.

Ein Externer ähnelt in vielen Rechten einem registrierten Gast, mit einem entscheidenden Unterschied: Externe dürfen eigenständig Plätze reservieren.

Wichtig dabei:

1. Die Rolle Extern muss in den Vereinseinstellungen aktiviert sein.
2. Der Nutzer muss von einem Admin explizit akzeptiert werden.

Zusätzlich könnt ihr die Anzahl möglicher Spiele oder Buchungen für Externe begrenzen.

Einladungscode teilen

Jeder Verein hat einen eindeutigen Einladungscode, den Interessierte eingeben können, um eine Beitrittsanfrage zu stellen. Du findest ihn in den Vereinseinstellungen und kannst ihn auf eurer Website, per E-Mail oder im Aushang teilen.

Mitglied entfernen

Wenn ein Mitglied den Verein verlässt, kannst du es aus dem Verein entfernen. Der tennify-Account bleibt bestehen, aber der Zugriff auf euren Verein wird entzogen. Zukünftige Buchungen des Mitglieds werden gelöscht, vergangene bleiben erhalten. Admins musst du zuerst auf eine andere Rolle setzen.