tennify Payments einrichten

Mit tennify Payments könnt ihr Buchungsgebühren für Externe und Gastspiele direkt im Vereinsalltag organisieren — inklusive Mandatsverwaltung, CSV-Import für Mitgliedsmandate, getrennten CSV-Exporten für Mitglieder- und Extern-Mandate, offenen Posten und banking-kompatiblen SEPA-Exporten in mehreren Dateiformaten.

Was abgerechnet werden kann

tennify unterstützt zwei optionale Gebührenarten:

Abgerechnet werden nur einmalige private Buchungen. Serienbuchungen und Sperrungen bleiben kostenfrei.

Zahlungseinstellungen öffnen

Öffne in der App:

Admin → tennify Payments → Einstellungen

Dort pflegst du:

• Aktivierung und Preis der Extern-Gebühr
• ob neue SEPA-Mandate externer Nutzer zuerst von einem Admin bestätigt werden müssen
• Aktivierung und Preis der Gast-Gebühr
• Gläubigername und Gläubiger-ID
• IBAN und Gläubigeradresse (Straße, PLZ, Ort, Land) des Vereinskontos
• BIC des Vereinskontos (optional)
• Verwendungszweck / Bezeichnung für den Export
• Vorlauf für das SEPA-Einzugsdatum

Gläubigername, Gläubiger-ID, IBAN und eine vollständige Gläubigeradresse sind Pflichtfelder, sobald ihr die Extern- oder die Gast-Gebühr aktiviert — ohne diese Angaben lässt sich die Aktivierung nicht speichern. Die BIC bleibt optional; wenn keine BIC hinterlegt ist, erzeugt tennify im SEPA-Export den dafür vorgesehenen technischen Fallback.

tennify Payments unterstützt zurzeit deutsche und österreichische Tennisvereine.

Mandate erfassen

Damit ein Nutzer in einen SEPA-Export aufgenommen werden kann, braucht er ein Mandat für genau diesen Verein.

Digitale Selbstbedienung für externe Nutzer

• Externe Nutzer erhalten automatisch einen Hinweis in der Startseite, wenn Gebühren aktiv sind und noch kein Mandat vorliegt.
• Beim Erfassen geben Externe zunächst Kontoinhaber, IBAN und die übrigen Mandatsdaten ein. Vor dem Speichern zeigt tennify einen Bestätigungsdialog mit Zahlungsempfänger (Kontoinhaber des Vereinskontos), Gläubiger-ID, Gläubigeradresse, Mandatsreferenz, Zahlungsart und dem vollständigen SEPA-Lastschriftmandatstext. Erst wenn der Nutzer per Checkbox aktiv bestätigt, dass er das Mandat gelesen hat und erteilt, wird das Mandat angelegt — ein Abbruch erzeugt kein Mandat. Der bestätigte Mandatstext wird unveränderlich als Beleg gespeichert.
• Dieser Bestätigungsdialog setzt voraus, dass der Verein Gläubigername, Gläubiger-ID und eine vollständige Gläubigeradresse hinterlegt hat; fehlen diese Angaben, kann kein digitales Mandat bestätigt werden.
• Wenn Externe ihr Mandat selbst erfassen, erzeugt tennify die Mandatsreferenz automatisch beim Speichern.

Für externe Spieler gibt es eine eigene kurze Anleitung: SEPA-Mandat als externer Spieler.

Bestätigung durch Admins

• Standardmäßig bleibt ein neues Extern-Mandat danach auf Bestätigung ausstehend, bis ein Admin es freigibt. Admins erhalten dafür eine Push-Mitteilung und sehen auf der Startseite eine Karte zum Bestätigen oder Löschen.
• Wenn ihr diese Prüfung in den Zahlungseinstellungen deaktiviert, werden neue Extern-Mandate sofort gültig. Bereits ausstehende Extern-Mandate werden dann ebenfalls direkt freigeschaltet — ausdrücklich auf eigenes Risiko des Vereins.

Widerruf durch externe Nutzer

• Externe Nutzer können ihr eigenes Mandat jederzeit unter Meine Vereine widerrufen, aber nicht selbst bearbeiten. Ein Widerruf entbindet sie nicht von bereits entstandenen Zahlungsverpflichtungen; Mitglieder haben diese Widerrufsmöglichkeit nicht.
• Ein Widerruf löscht das Mandat unwiderruflich — Kontoinhaber, IBAN, BIC, Adresse, Mandatsreferenz und der bestätigte Mandatstext sind danach nicht mehr vorhanden. Insbesondere die Adresse steht nirgendwo sonst im Profil und geht damit endgültig verloren.

Manuelle Verwaltung durch Admins

• Admins können Mandate im Bereich Admin → tennify Payments für Externe und Mitglieder anlegen, bearbeiten oder löschen.
• Bereits unterschriebene Papiermandate lassen sich nachträglich in tennify hinterlegen — dies gilt nur für Mandate von Vereinsmitgliedern.

Was beim Austritt einer externen Person passiert

Verlässt eine externe Person den Verein, fasst tennify automatisch alle noch offenen, bereits gestarteten gebührenpflichtigen Buchungen in einer Sammel-Rechnung zusammen, damit die Forderung auch nach dem Austritt in den offenen Rechnungen sichtbar und nachvollziehbar bleibt. War zu diesem Zeitpunkt noch ein gültiges Mandat vorhanden, sichert tennify automatisch eine Kopie davon mit — inklusive Kontoinhaber, IBAN und Adresse.

Hat die Person ihr Mandat aber bereits vorher selbst widerrufen, kann diese Kopie nicht mehr angelegt werden: Die Kontodaten sind dann unwiederbringlich verloren, auch wenn die offene Forderung weiterhin besteht. Name und E-Mail-Adresse bleiben zwar über das allgemeine Profil erhalten, die Adresse aber nicht — sie wird ausschließlich im SEPA-Mandat gepflegt.

Der CSV-Export für Externe (Admin → tennify Payments → SEPA-Formulare) zeigt zudem nur Mandate aktuell aktiver externer Nutzer. Sobald jemand den Verein verlässt, taucht die Person dort nicht mehr auf — auch wenn ihr Mandat zum Austrittszeitpunkt noch bestanden hätte. Exportiere die Extern-Mandate deshalb regelmäßig, statt erst beim Austritt oder Widerruf daran zu denken: Nur so bleiben die Kontodaten für eine spätere Geltendmachung offener Forderungen erhalten.

Mitgliedsmandate per CSV importieren oder exportieren

Mitgliedsmandate importieren

Für bestehende Vereinsmitglieder gibt es zusätzlich einen CSV-Import im Bereich:

Admin → tennify Payments → Vereinsmitglieder

Dort kannst du zuerst eine CSV-Vorlage herunterladen. Sie enthält bereits die passende Überschriftszeile und kann direkt als Muster für den Import genutzt werden.

Wenn du die Datei in Excel, Numbers, Google Tabellen oder LibreOffice bearbeitest, hilft dir der Tipp: CSV-Dateien richtig öffnen und speichern.

Über Mandate importieren öffnest du anschließend eine Vorschau für eine CSV-Datei mit diesen deutschen Spalten:

• E-Mail
• Kontoinhaber
• IBAN
• Mandatsdatum
• Mandatsreferenz
• optional: BIC, Straße, PLZ, Ort, Land

Der Import:

• ordnet Zeilen bestehenden Vereinsmitgliedern per E-Mail-Adresse zu
• überspringt Externe, Gäste und Terminals
• zeigt vorab Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern, zu langen Mandatsreferenzen, ungültiger IBAN/BIC, doppelten E-Mails oder bereits vorhandenen Mandaten
• überschreibt bestehende Mandate nur, wenn Bestehende Mandate aktualisieren aktiv ist

Nach dem Import zeigt tennify eine Zusammenfassung mit angelegten, aktualisierten und übersprungenen Zeilen.

Mitgliedsmandate exportieren

Über denselben Bereich könnt ihr außerdem jederzeit alle aktuell gespeicherten Mitgliedsmandate als CSV exportieren, zum Beispiel für Steuerberater, Bankabgleich oder interne Kontrolle.

Extern-Mandate exportieren

Für Externe gibt es einen separaten CSV-Export im Bereich:

Admin → tennify Payments → SEPA-Formulare

Dort ladet ihr alle aktuell gespeicherten Extern-Mandate als eigene CSV-Datei herunter. So bleiben Mitglieds- und Extern-Mandate bei der Ablage oder beim Abgleich mit der Bank klar getrennt.

Offene Rechnungen prüfen

Im Bereich Offene Rechnungen siehst du alle noch nicht exportierten Buchungen mit Gebühren:

• gruppiert nach zahlender Person
• mit Betrag und Anzahl der Buchungen
• inklusive Mandatsstatus
• mit Suche nach Namen oder E-Mail
• mit Filtern für Externe oder Mitglieder
• mit zusätzlichem Filter für Nutzer mit oder ohne gültiges Mandat
• mit manuellen Aktionen, um einzelne Positionen als bezahlt zu markieren oder aus den offenen Rechnungen zu entfernen

So erkennst du schnell, welche Nutzer noch ein Mandat nachreichen oder erst bestätigt bekommen müssen, bevor der nächste Einzug erstellt werden kann.

SEPA-Export erstellen

Im Bereich SEPA-Exporte kannst du einen neuen Export erzeugen:

1. Typ wählen: Externe oder Gastgebühren
2. Stichtag festlegen — maximal bis gestern
3. Gläubigername, Gläubiger-ID, IBAN und optional hinterlegte BIC im Bestätigungsdialog prüfen
4. Export erstellen

Erzeugte Dateien

tennify erzeugt daraus immer drei Dateien zusammen:

• eine SEPA CORE Lastschriftdatei im Format pain.008.001.02
• die gleiche Lastschriftdatei zusätzlich im Format pain.008.001.08
• eine CSV-Datei für die Buchhaltung mit lesbaren Positionsdaten und allen übersprungenen offenen Posten

Die drei Dateien bleiben in der Export-Historie verfügbar. Gleichzeitig markiert tennify die enthaltenen Buchungen als bezahlt.

Falls Nutzer ohne Mandat, mit noch nicht bestätigtem Extern-Mandat oder mit sonst unvollständigem Mandat offene Posten haben, zeigt tennify sie separat an, überspringt sie in den XML-Dateien und führt sie trotzdem in der CSV-Datei für die Nachverfolgung auf.

Exportgrenze

Ein einzelner SEPA-Export kann höchstens 50 Mandate enthalten. Wenn der gewählte Zeitraum zu viele Zahler umfasst, zeigt tennify einen Hinweisdialog und erstellt noch keine Dateien. Wähle dann ein kleineres Zeitintervall und erstelle mehrere Exporte nacheinander.

Fehler nachträglich korrigieren

Wenn nach einem Export ein Fehler auffällt, kann der jeweils letzte Export einer Gebührenart wieder gelöscht werden. tennify setzt die enthaltenen Buchungen dann zurück in die offenen Rechnungen, stellt betroffene Sammel-Rechnungen ehemaliger Nutzer wieder her und entfernt die Dateien dieses Exports. Ältere Exporte bleiben gesperrt, weil spätere Exporte bereits darauf aufbauen können.

Dateinamen und Bank-Kompatibilität

Die Dateinamen sind bewusst kurz gehalten, damit auch strengere Bankportale sie akzeptieren. Sie enthalten Gebührenart (ext für Externe oder gst für Gäste), Exportdatum, eine kurze Vereinskennung, eine Export-Kennung, die Formatkennung (p02 oder p08) und die Dateiendung. Die vollständige Zuordnung bleibt in der Export-Historie sichtbar.

Für eine bessere Bank-Kompatibilität normalisiert tennify in den XML-Dateien nur lesbare Freitexte wie Namen, Adressen und Verwendungszwecke, zum Beispiel ü zu ue. Die gespeicherten Mandatsdaten bleiben dabei unverändert.

Für Mitglieder sichtbar

Beim Buchen zeigt tennify die aktuellen Kosten direkt an — etwa wenn ein Externer einen Platz bucht oder wenn ein Mitglied Gäste hinzufügt. Die endgültige Berechnung erfolgt trotzdem immer serverseitig, damit Gebühren und Exportdaten konsistent bleiben.

→ SEPA- und Mandats-Workflows im Detail
→ Platzbuchung im Detail
→ Gästesystem im Detail