SEPA- und Mandats-Workflows im Detail

Diese Seite ergänzt die Einrichtungsanleitung für tennify Payments um Hintergrundwissen zu einzelnen Abläufen. Für die reine Einrichtung brauchst du sie nicht — sie hilft dir, wenn du einen konkreten Fall verstehen willst, zum Beispiel warum eine bestimmte Person in den offenen Rechnungen so und nicht anders angezeigt wird.

Wie ein Mandat entsteht und welche Zustände es durchläuft

Ein Mandat gehört immer zu genau einer Person in genau einem Verein. Es kann auf drei Wegen entstehen:

• Externe Nutzer erfassen ihr eigenes Mandat digital in der App (Selbstbedienung).
• Admins legen ein Mandat manuell an oder bearbeiten es — für Externe genauso wie für Mitglieder. Bei Mitgliedern geschieht das häufig auf Basis eines bereits unterschriebenen Papiermandats.
• Admins importieren bestehende Mitgliedsmandate gesammelt per CSV.

Je nach Herkunft unterscheidet sich, wie die Mandatsreferenz entsteht: Bei der digitalen Selbstbedienung erzeugt tennify sie automatisch, sobald das Mandat bestätigt wird, und sie bleibt danach unveränderlich. Bei manueller Erfassung oder CSV-Import trägst du sie selbst ein — meist von einem bereits unterschriebenen Papiermandat.

Auch der Bestätigungsstatus unterscheidet sich: Ein digital von einer externen Person selbst erfasstes Mandat bleibt standardmäßig auf Bestätigung ausstehend, bis ein Admin es freigibt (du kannst diese Prüfung in den Zahlungseinstellungen deaktivieren). Von einem Admin angelegte oder per CSV importierte Mandate gelten dagegen sofort als bestätigt.

Die digitale Mandatsbestätigung im Detail

Wenn eine externe Person ihr Mandat selbst erfasst, läuft das zweistufig ab:

1. Sie gibt Kontoinhaber, IBAN und die übrigen Mandatsdaten ein.
2. Vor dem eigentlichen Speichern zeigt tennify einen Bestätigungsdialog mit Zahlungsempfänger (Kontoinhaber des Vereinskontos), Gläubiger-ID, Gläubigeradresse, Mandatsreferenz, Zahlungsart und dem vollständigen SEPA-Lastschriftmandatstext. Erst wenn die Person per Checkbox aktiv bestätigt, dass sie den Text gelesen hat und das Mandat erteilt, wird es tatsächlich angelegt.

Diese Felder sind bewusst so gewählt, dass die Person vor der Zustimmung genau weiß, wem sie ein Lastschriftmandat erteilt — das ist die rechtliche Grundlage der SEPA-Lastschrift. Als Zahlungsempfänger erscheint dabei immer der Kontoinhaber, den der Verein bei den Gläubigerdaten hinterlegt hat — dieser kann vom Namen abweichen, unter dem der Verein sonst in der App auftritt.

Damit dieser Dialog überhaupt vollständig angezeigt werden kann, muss der Verein vorher Gläubigername, Gläubiger-ID und eine vollständige Gläubigeradresse hinterlegt haben. Fehlt etwas, bekommt die Person stattdessen einen Hinweis, dass der Verein seine Einstellungen zuerst vervollständigen muss — ein Mandat lässt sich in diesem Zustand nicht bestätigen.

Der bestätigte Mandatstext wird unveränderlich gespeichert. Ändert der Verein den hinterlegten Kontoinhaber später, bleibt der historisch bestätigte Wortlaut trotzdem als Beleg erhalten.

Bricht die Person den Dialog ab, entsteht kein Mandat — sie kann den Vorgang jederzeit erneut starten.

Wann eine Buchung überhaupt “offen” wird

Buchungen mit Gebühren erscheinen nicht sofort in den offenen Rechnungen, sondern erst, wenn das Spiel bereits beendet ist. Der Grund: Bis zum Spielende kann sich noch etwas ändern — es können weitere Gäste hinzukommen oder die Spielzeit kann verlängert werden. Würde ein Admin schon vorher eine Position als bezahlt markieren oder löschen, könnte der tatsächliche Betrag am Ende nicht mehr stimmen.

Sobald eine Position einmal als bezahlt gilt — sei es durch einen SEPA-Export oder weil ein Admin sie manuell markiert hat — bleibt dieser Zustand danach bestehen. Wird an der zugrunde liegenden Buchung im Nachhinein noch etwas geändert, zum Beispiel ein Gast entfernt, wird der bereits abgerechnete Betrag nicht neu berechnet.

Widerruf eines Mandats

Widerruft eine externe Person ihr eigenes Mandat, wird es vollständig und unwiderruflich gelöscht — Kontoinhaber, IBAN, BIC, Adresse, Mandatsreferenz und der bestätigte Mandatstext eingeschlossen. Es gibt an dieser Stelle keine automatische Sicherung. Eine bereits entstandene, noch offene Forderung bleibt zwar unverändert in den offenen Rechnungen bestehen, lässt sich aber ohne Mandat nicht mehr per SEPA einziehen.

Da die Adresse ausschließlich im SEPA-Mandat gepflegt wird — im allgemeinen Nutzerprofil ist sie kein Pflichtfeld und wird in der Praxis kaum genutzt —, ist sie nach einem Widerruf faktisch nicht mehr rekonstruierbar. Name und E-Mail-Adresse bleiben dagegen erhalten, sofern die Person später den Verein verlässt und dabei eine Sammel-Rechnung entsteht (siehe nächster Abschnitt), weil diese beiden Felder aus dem allgemeinen Profil stammen, nicht aus dem Mandat.

Vereinsaustritt und Wiedereintritt

Verlässt jemand den Verein, fasst tennify alle bereits gestarteten, aber noch nicht bezahlten gebührenpflichtigen Buchungen dieser Person in einer Sammel-Rechnung pro Gebührenart zusammen — allerdings nur, wenn zu diesem Zeitpunkt tatsächlich ein offener Betrag besteht. Ist nichts offen, entsteht keine Sammel-Rechnung, und es bleibt danach keinerlei Datensatz zu dieser Person im Zahlungsbereich zurück. Das zu diesem Zeitpunkt gültige Mandat wird, falls vorhanden, als Kopie eingefroren, damit die Abrechnung auch nach dem Austritt noch nachvollziehbar bleibt — selbst wenn die Person ihr Mandat später widerruft. Noch nicht begonnene, zukünftige Buchungen werden beim Austritt dagegen gelöscht und nicht abgerechnet.

Wurde das Mandat bereits vor dem Austritt widerrufen, existiert zum Austrittszeitpunkt kein Mandat mehr, das eingefroren werden könnte — die Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN, Adresse) fehlen dann in der Sammel-Rechnung dauerhaft, selbst wenn noch ein offener Betrag besteht. Der CSV-Export für Externe (Admin → tennify Payments → SEPA-Formulare) berücksichtigt außerdem nur aktuell aktive externe Nutzer; einmal ausgetreten, taucht die Person dort nicht mehr auf. Eine regelmäßige, vorausschauende Archivierung der Extern-Mandate ist deshalb der einzig verlässliche Weg, Kontodaten für eine spätere Geltendmachung offener Forderungen zu sichern.

Tritt dieselbe Person später wieder demselben Verein bei und legt ein neues Mandat an, verwendet tennify für eine noch offene Sammel-Rechnung aus der früheren Mitgliedschaft weiterhin zuerst die eingefrorene Mandatskopie vom Austrittszeitpunkt. Nur wenn beim Austritt noch gar kein Mandat vorlag, greift tennify stattdessen auf das aktuelle, neu erfasste Mandat der wieder beigetretenen Person zurück — so bleibt die alte Forderung trotzdem abrechenbar.

In den offenen Rechnungen erkennst du das an einem Zusatz hinter dem Mandatsstatus ehemaliger Mitglieder: Mandatskopie, wenn die eingefrorene Kopie verwendet wird, oder aktuelles Mandat, wenn stattdessen auf das neue Mandat zurückgegriffen wird.

Wie ein SEPA-Export offene Posten auswählt

Beim Erstellen eines Exports legst du einen Stichtag fest (maximal bis gestern). tennify berücksichtigt dabei nur Beträge, die seit dem letzten Export dieser Gebührenart neu entstanden sind — bereits abgerechnete Buchungen werden nicht doppelt eingezogen.

Wann ein Mandat ausgeschlossen wird

Ein Mandat wird von einem Export ausgeschlossen, wenn:

• die Bestätigung noch aussteht,
• die Mandatsreferenz fehlt oder zu lang ist,
• die hinterlegte Adresse unvollständig ist oder das Land nicht eindeutig erkannt werden kann,
• die IBAN fehlt oder ungültig ist.

Betroffene Personen tauchen dann nicht in den Lastschriftdateien auf, werden aber zur Nachverfolgung separat in der begleitenden CSV-Datei aufgeführt.

Ein Grenzfall, den du kennen solltest

Reicht jemand ein fehlendes Mandat erst nach, nachdem ein Export sie bereits deswegen übersprungen hat, holt der nächste Export diese ältere, schon “übersprungene” Forderung nicht automatisch nach — der zugehörige Stichtag ist dann bereits verstrichen. Die Position bleibt aber weiterhin in den offenen Rechnungen sichtbar. Löse solche Fälle am besten zeitnah manuell auf, sobald das fehlende Mandat vorliegt.

Erst- oder Folgelastschrift

Ob eine Lastschrift als Erst- oder Folgelastschrift gekennzeichnet wird, hängt davon ab, ob über dieses Mandat schon einmal erfolgreich Geld eingezogen wurde.

Die erzeugten Dateien und ihre Grenzen

Jeder Export erzeugt gemeinsam drei Dateien: zwei SEPA-Lastschriftdateien in unterschiedlichen, bankseitig gängigen Formatvarianten — je nachdem, welches Format die Bank oder Buchhaltungssoftware deines Vereins erwartet — sowie eine CSV-Datei für die Buchhaltung mit lesbaren Positionen und allen übersprungenen offenen Posten. Alle drei Dateien bleiben in der Export-Historie verfügbar. Die enthaltenen Buchungen gelten ab sofort als bezahlt.

Exportgrenze

Damit einzelne Bankdateien beherrschbar bleiben, begrenzt tennify einen Export auf 50 Mandate. Wird diese Grenze überschritten, bricht tennify vor der Dateierzeugung ab und fordert dich auf, ein kleineres Zeitintervall zu wählen.

Einen Export nachträglich korrigieren

Falls ein Fehler erst nach dem Export auffällt, kann der jeweils letzte Export pro Gebührenart gelöscht werden. tennify macht dabei die Export-Wirkung rückgängig: Buchungen werden wieder offen, gelöschte Sammel-Rechnungen ehemaliger Nutzer werden wiederhergestellt und der Export-Zähler wird zurückgesetzt. Das ist nur für den neuesten Export möglich, weil ältere Exporte die Grundlage für spätere Einzüge bilden können.

Dateinamen

Die Export-Dateinamen sind bankfreundlich kurz und bestehen aus Gebührenart (ext oder gst), Exportdatum, kurzer Vereinskennung, Export-Kennung, Formatkennung (p02 oder p08) und Dateiendung. Dadurch bleiben Dateien auch für Admins mit mehreren Vereinen unterscheidbar, ohne die häufigen Banklimits für Dateinamen zu überschreiten.

Zeichennormalisierung in den XML-Dateien

In den XML-Dateien normalisiert tennify nur lesbare Freitexte wie Namen, Adressen und Verwendungszwecke auf bankkompatible Zeichen, zum Beispiel ü zu ue. Die Originaldaten im Mandat bleiben unverändert.

Vollständiges Gläubiger-Setup als Voraussetzung

Sobald du die Extern- oder die Gastgebühr aktivierst, verlangt tennify vollständige Gläubigerdaten: Gläubigername, Gläubiger-ID, IBAN und eine vollständige Adresse. Ohne diese Angaben lässt sich die Aktivierung nicht speichern.

Die BIC ist optional. Wenn keine BIC hinterlegt ist, erzeugt tennify im SEPA-Export den dafür vorgesehenen technischen Fallback. So kannst du die Grundeinrichtung auch ohne BIC abschließen.

CSV-Import für Mitgliedsmandate im Detail

Der Import ordnet jede Zeile über die E-Mail-Adresse einem bestehenden Vereinsmitglied zu. Externe, Gäste und Terminals werden dabei übersprungen, da für sie ausschließlich die digitale Selbstbedienung beziehungsweise die manuelle Erfassung durch einen Admin vorgesehen ist.

Vor dem eigentlichen Import zeigt dir tennify eine Vorschau mit allen auffälligen Zeilen: fehlende Pflichtfelder, zu lange Mandatsreferenzen, ungültige IBAN oder BIC, doppelte E-Mail-Adressen sowie Zeilen, für die bereits ein Mandat existiert. Ob bestehende Mandate dabei überschrieben werden, entscheidest du über die Option Bestehende Mandate aktualisieren — ist sie deaktiviert, werden bereits vorhandene Mandate unverändert übersprungen.

Manuelle Aktionen in den offenen Rechnungen

Bei jeder einzelnen Position stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

• Als bezahlt markieren: für Zahlungen, die außerhalb von tennify eingegangen sind — etwa bar oder per Überweisung — oder die du bereits anderweitig abgerechnet hast.
• Löschen: um eine Position aus den offenen Rechnungen zu entfernen, ohne sie als bezahlt zu erfassen, zum Beispiel bei einem Kulanzerlass.

Beachte: Wird an der zugrunde liegenden Buchung danach noch etwas geändert — etwa weil nachträglich doch noch ein Gast ergänzt wird — kann eine gelöschte Position erneut als offen auftauchen, weil die Buchung dann wieder ein neues, noch unbezahltes Ergebnis liefert. Da ein Mitglied eine Buchung nach deren Beginn nicht mehr selbst bearbeiten kann, tritt dieser Grenzfall nur bei einer nachträglichen Bearbeitung durch einen Admin ein.